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Was ist bei der Registrierkassenpflicht zu beachten?

Mit Jahresbeginn tritt der erste Teil der Bestimmungen zur neuen Registrierkassenpflicht in Kraft. Dieser Artikel soll, kurz zusammengefasst, die wichtigsten Fragen zur Registrierkassenpflicht beantworten.

Wer ist betroffen?

Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe

  • ab einem Jahresumsatz von € 15.000,00 netto je Betrieb, wenn
  • davon über € 7.500,00 netto als Barumsätze gelten.

Daher kann diese Verpflichtung z. B. auch Ärzte, Rechtsanwälte oder Landwirte treffen, aber nicht Vermieter und Verpächter.

Welche Umsätze zählen zu den Barumsätzen?

Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Ab wann tritt die Registrierkassenpflicht in Kraft?

Die Pflicht besteht grundsätzlich ab 1.1.2016. Ab 1.1.2017 muss die Registrierkasse dann auch bestimmte Sicherheitseinrichtungen aufweisen, die gegen Manipulation schützen sollen.

Bei erstmaligem Überschreiten der Grenzen besteht die Verpflichtung erst mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums. Der Voranmeldungszeitraum beträgt entweder einen Kalendermonat oder ein Kalendervierteljahr.

Beispiel (vierteljährliche UVA und die Barumsatzgrenze wird erstmals im Oktober 2015 überschritten): Ein Unternehmen muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) vierteljährlich erstellen. Der Betrieb hat mehr als € 15.000,00 Umsatz pro Jahr. In der UVA im letzten Quartal 2015 (Oktober bis Dezember) übersteigen die Barumsätze erstmals die Grenze von € 7.500,00. Der viertfolgende Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ist der April 2016. Deshalb benötigt der Betrieb ab diesem Zeitpunkt eine Registrierkasse.

Welche Betriebe sind ausgenommen?

  • Umsätze, die nicht in Verbindung mit festumschlossenen Räumlichkeiten (z. B. Werkstätten, Hallen, aber auch „bewegliche Räumlichkeiten“ wie Taxis) getätigt werden, wenn die Umsatzgrenze von € 30.000,00 pro Jahr und Betrieb nicht überschritten wird.
  • Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben begünstigter Körperschaften wie kleine Vereinsfeste oder Sportveranstaltungen.
  • Onlineshops, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.

Sonderregelungen gibt es für Automaten.

Sind „mobil“ Tätige auch ausgenommen?

Für Personen, die ihre Umsätze außer Haus tätigen (wie z. B. Friseure, Masseure, Tierärzte), gibt es Erleichterungen – allerdings nur im Hinblick auf die zeitliche Erfassung der Umsätze. Sie müssen am Tätigkeitsort einen händischen Beleg ausstellen. Dabei muss ein Beleg an den Kunden weitergegeben, der zweite Beleg muss aufbewahrt werden. Bei der Rückkehr in den Betrieb sind die Umsätze in der Registrierkasse zu erfassen.

Achtung: Wurden mehrere Umsätze ausgeführt, müssen diese einzeln und nicht als Sammelbeleg eingegeben werden.

Was ist bei der Anschaffung einer Registrierkasse zu beachten?

Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden kann. Es muss nicht zwingend eine herkömmliche Kassa sein.

Serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion sind auch Registrierkassen, genauso wie Computer mit einschlägigen EDV-Programmen und Drucker.

Achtung: Ab 1.1.2017 muss die Registrierkasse spezielle technische Sicherheitseinrichtungen aufweisen, damit die Daten nicht manipuliert werden können. Wenn Sie eine Registrierkasse kaufen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kassenhersteller, dass die Registrierkasse im Laufe des nächsten Jahres nachgerüstet wird, sodass sie alle Bestimmungen erfüllt, die ab dem 1.1.2017 gelten werden.

Gibt es steuerliche Begünstigungen?

Wird aufgrund der neuen Registrierkassenpflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem bis 31.12.2016 angeschafft, kann eine Prämie in der Höhe von € 200,00 in Anspruch genommen werden. Die Anschaffungskosten können zur Gänze sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Folgen, wenn trotz Verpflichtung keine Registrierkasse verwendet wird?

Es liegt grundsätzlich eine Finanzordnungswidrigkeit vor, für die eine Strafe bis zu € 5.000,00 zu zahlen ist. Es wird jedoch in den ersten drei Monaten des neuen Jahres keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen geben. Von 1.4.-30.6.2016 wird auch von Strafen abgesehen werden, wenn der Betrieb besondere Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft machen kann, wie z. B. wenn der Hersteller der Registrierkasse Schwierigkeiten bei der Lieferung hat. 

Achtung: Diese Gründe sollten dokumentiert werden, damit bei einer Kontrolle ein Beweis vorgelegt werden kann.

Stand: 27. November 2015

Bild: bulashenko - Fotolia.com

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